ústavu Česká asociace umělé inteligence z.ú., IČO: 19477198, se sídlem Na Zderaze 1275/15, Nové Město, 120 00 Praha 2, zastoupeného Lukášem Benzlem, ředitelem, zapsaného v rejstříku ústavů vedeném Městským soudem v Praze, sp. zn. U 1162 (pro zjednodušení dále jen “my” nebo “Správce” nebo “Asociace”).
Ochranu osobních údajů nebereme na lehkou váhu. V těchto zásadách se dozvíte, za jakým účelem, z jakého důvodu a jakým způsobem Vaše Osobní údaje zpracováváme. Najdete také informace o tom, jaká jsou Vaše práva v souvislosti s ochranou osobních údajů.
Pokud budete mít jakékoliv další dotazy ohledně zpracování Vašich Osobních údajů, prosím kontaktujte nás na e-mail info@asociace.ai.
1. DEFINICE
Aby byl text přehlednější, zjednodušíme vám čtení několika pojmy, které v těchto zásadách zpracování osobních údajů používáme:
| Členství | oprávnění registrovaných členů Asociace využívat výhody členství v Asociaci, zejména služby a plnění v rámci zvoleného a zakoupeného Předplatného členství; |
| GDPR | Nařízení Evropského parlamentu a rady (EU) 2016/679; |
| EEA | Evropský hospodářský prostor; |
| Obchodní sdělení | zpravidla e-mailová zpráva nebo sms odesílaná za účelem propagace Asociace, Členství v Asociaci, výhod a služeb či jiného plnění; |
| Osobní údaje | jakékoliv informace o Uživateli, na základě kterých jej lze přímo či nepřímo identifikovat; |
| Předplatné členství | všechny výhody, které sebou nese Členství a Asociaci podle zvoleného druhu Předplatného členství, zejména se bude jednat o balíček služeb a plnění ze strany Asociace, zejména umožnění časově omezeného přístupu ke vzdělávacím materiálům, webinářům a jinému digitálnímu obsahu Asociace, pracovním skupinám, odborným seminářům a dalším plněním podle zvolené úrovně Členství registrovanými členy Asociace; |
| Smlouva | smlouva uzavřená odsouhlasením Podmínek členství mezi námi a registrovaným Uživatelem, případně se bude jednat o smlouvu za individuálně sjednaných podmínek; |
| Subjekt údajů | fyzická osoba, kterou lze na na základě Osobních údajů přímo či nepřímo identifikovat; |
| Správce | subjekt (ve vztahu k Vašim údajům jsme to my), který sám nebo společně s jinými určuje účely a prostředky zpracování Osobních údajů; |
| Uživatel / vy | fyzická osoba, k níž se vztahují Osobní údaje, nejčastěji půjde o registrovaného člena Asociace (osobu, která s námi podepsala Smlouvu a osobu, která si v návaznosti na to u nás zřídila uživatelský účet a koupila Předplatné členství) nebo o potenciálního člena Asociace, jiného partnera, případně uživatele našich webových stránek, kteří si je jen prohlížejí; |
| Zpracovatel | využíváme jiné subjekty, aby nám např. zajistili bezpečné ukládání dat nebo abychom Vám zaslali newsletter. Během této spolupráce mohou zpracovávat Osobní údaje, které jste nám poskytli; |
| Zpracování Osobních údajů | zjednodušeně se jedná jakékoli nakládání s Osobními údaji – ať už je to jejich uložení, sdílení, smazání, nebo měnění; |
| Zvláštní kategorie Osobních údajů | údaje, které chápeme jako ty, které jsou citlivější. Týkají se například toho, jaký je Váš etnický původ, jaká je Vaše sexuální orientace, jestli jste v odborech nebo jak jste na tom zdravotně a jaká je Vaše víra. Za zvláštní kategorii údajů jsou považovány i genetické a biometrické údaje, pokud jsou zpracovávány za účelem jedinečné identifikace fyzické osoby. My tyto Osobní údaje nezpracováváme. |
Pokud se v rámci toho dokumentu objeví pojmy, které nejsou specifikované výše, řídí se potom výkladem uvedeným v Podmínkách členství.
2. JAK PŘISTUPUJEME KE ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ
Vaše soukromí je pro nás prioritou, proto od Vás vyžadujeme jen ty Osobní údaje, které jsou k poskytování Předplatného členství v Asociaci nezbytné nebo jiné formě spolupráce. Pokud nám své Osobní údaje svěříte, zavazujeme se s nimi nakládat v souladu s příslušnou právní úpravou, která se na Vás vztahuje. O tom, jaká máte v souvislosti s Osobními údaji práva, informujeme níže.
Další Zpracovatelé. Abychom Vám mohli poskytovat co nejkvalitnější úroveň Členství a s tím spojených výhod, využíváme k tomu dalších subjektů. Se všemi máme uzavřeny potřebné zpracovatelské smlouvy nebo standardní smluvní doložky. Vyžadujeme co nejvyšší možnou úroveň ochrany a zabezpečení Osobních údajů. Všechny naše Zpracovatele najdete v části 7 těchto zásad zpracování osobních údajů.
3. JAKÉ OSOBNÍ ÚDAJE O VÁS ZPRACOVÁVÁME?
Jak zpracováváme Osobní údaje? Vaše Osobní údaje zpracováváme pouze v rozsahu nezbytném pro dosažení účelu, pro který byly údaje pořízeny a při jejich zpracovávání dodržujeme bezpečnostní technická a organizační pravidla. Proces zpracování Osobních údajů je automatizován, ale neprovádíme profilování. Konkrétní účely zpracování údajů a kategorie Osobních údajů, které pro jednotlivé účely zpracováváme jsou rozepsány v následující části.
| → Jméno a příjmení → Kontaktní údaje (zejména e-mail, telefonní číslo) a další údaje, které dobrovolně uvedete ve svém uživatelském rozhraní | → Login k uživatelskému účtu a chování v uživatelském účtu (zejména údaje vyplněné Uživatelem v uživatelském účtu, čas registrace, datum poslední aktualizace profilu) |
| → Údaje v dotazu zaslaným zákazníkem nebo jinou osobou → Fakturační údaje a bankovní spojení (údaje nezbytné k vedení účetnictví a realizaci plateb) | → Informace, které nám sdělíte v rámci komunikace s námi (zejména se bude jednat o Vaše otázky a odpovědi na Vaše dotazy, komunikace s Vámi) |
| → Vámi přidané komentáře k našim příspěvkům na sociálních sítích (zejména Twitter, Facebook, LinkedIn, Youtube, Spotify), jako i jméno (přezdívka) Vašeho profilu na těchto sociálních sítích a Vámi veřejně přístupné informace na Vašich profilech | → Cookies a IP adresa, údaje o aktivitách (včetně informací o Vašem zařízení nebo operačním systému) |
Zvláštní kategorie Osobních údajů. Žádné Osobní údaje citlivé povahy o Vás nezpracováváme.
4. V JAKÝCH PŘÍPADECH ZPRACOVÁVÁME OSOBNÍ ÚDAJE A JAK?
Vaše Osobní údaje zpracováváme v případě, že jste uživatelem našich webových stránek nebo registrovaným členem Asociace. Údaje o délce zpracování jsou tudíž pouze orientační.
A. UŽIVATELÉ NAŠICH WEBOVÝCH STRÁNEK
Pokud navštívíte naše webové stránky, zpracováváme Vaše Osobní údaje pro účely uvedené v této tabulce.
| Proč? | Jaké údaje? | Jak? | Jak dlouho? |
| Návštěva webových stránek.Zajištění základních funkcí našich webových stránek, analytiky, zlepšování našich služeb a naši propagaci. Preference můžete nastavit v cookie liště. | Informace o tom, kdy a jak navštívíte a prohlížíte si naše webové stránky, může se jednat o: IP adresu, datum a čas přístupu na náš web, operační systém či nastavení Vašeho jazyka, historii Vašeho chování na webových stránkách, atd. Pokud navštívíte naše webové stránky přes mobilní telefon, můžeme také zpracovávat data o Vašem telefonu. | Cookies nebo jiné technologie pro sledování chování Uživatele. | Délka zpracování se liší dle jednotlivých druhů cookie. Některé zpracovávají údaje pouze po dobu session (návštěvy), některé po dobu delší. |
| Zaslání dotazu.Můžete nás kdykoliv kontaktovat s Vašimi dotazy a my Vám na ně odpovíme. Osobní údaje zpracováváme na základě souhlasu s vyřízením dotazu. | Jméno, příjmení, e-mail, telefon, další Osobní údaje, které nám sdělíte. | Za účelem vyřízení dotazu zpracováváme Osobní údaje, které jsou k jeho vyřízení nezbytné. Komunikace probíhá po telefonu, e-mailu, nebo přímo na našem webu. | Uzavřené dotazy jsou pravidelně mazány, nejpozději však za 3 roky od položení dotazu. |
| Zasílání Obchodních sdělení (přímý marketing). Pokud jste se přihlásili k odběru newsletteru, Osobní údaje zpracováváme na základě souhlasu. Odhlásit se můžete v patičce e-mailu. | Jméno, příjmení, telefonní číslo a e-mail. | Zasíláme newsletter, ve kterém informujeme o našich aktivitách Asociace a novinkách. | Údaje jsou zpracovávány po dobu 2 let od posledního aktivního prohlédnutí newsletteru, pokud se neodhlásíte dříve. |
| Komentáře na sociálních sítích. Můžete nám napsat i na našich sociálních sítích. Vaše Osobní údaje zpracováváme na základě souhlasu. | Jméno, příjmení, uživatelské jméno, Osobní údaje Vámi zveřejněné. | Vaše zprávy a komentáře si přečteme a případně na ně reagujeme. | Vaše komentáře u příspěvku necháváme po celou dobu, co je zveřejněn na našem profilu. |
B. REGISTROVANÍ ČLENOVÉ
Pokud se rozhodnete zakoupit a využívat naše Předplatné členství, vytvoříme Vám uživatelský účet a budeme zpracovávat Vámi svěřené Osobní údaje.
| Proč? | Jaké údaje? | Jak? | Jak dlouho? |
| Návštěva webových stránek.Zajištění základních funkcí našich webových stránek, analytiky, zlepšování našich služeb a naši propagaci. Preference můžete nastavit v cookie liště. | Informace o tom, kdy a jak navštívíte a prohlížíte si naše webové stránky, může se jednat o: IP adresu, datum a čas přístupu na náš web, operační systém či nastavení Vašeho jazyka, historii Vašeho chování na webových stránkách, atd. Pokud navštívíte naše webové stránky přes mobilní telefon, můžeme také zpracovávat data o Vašem telefonu. | Cookies nebo jiné technologie pro sledování chování Uživatele. | Délka zpracování se liší dle jednotlivých druhů cookie. Některé zpracovávají údaje pouze po dobu session (návštěvy), některé po dobu delší. |
| Členství v Asociaci.Abyste mohli začít naplno využívat Členství v Asociaci a jiné plnění poskytované v rámci zvoleného Předplatného členství, je potřeba nejprve s námi uzavřít Smlouvu (plnění smlouvy). | Pro uzavření Smlouvy budeme potřebovat Vaše jméno, příjmení, datum narození, telefonní číslo a adresu, název společnosti za kterou jednáte, IČO. | Tyto údaje nám poskytnete při vyplnění dotazníku registračního formuláře a založení uživatelského účtu nebo a uzavření Smlouvy. | Údaje jsou zpracovávány po dobu trvání Smlouvy a následně po dobu 4 let od skončení Smlouvy. |
| Uživatelský účet.Pokud je Vám ke Členství umožněn přístup a vytvoříte si uživatelský účet, budeme Vaše Osobní údaje zpracovávat v nezbytném rozsahu tak, abychom Vám mohli poskytovat všechny výhody Členství (plnit Smlouvu). | Údaje vyplněné při přihlašování, zejména se jedná o Váš e-mail a heslo. Další Osobní údaje můžete vyplnit v rámci uživatelského účtu, jako je jméno a příjmení. | Tyto údaje nám poskytnete při přihlašování se do uživatelského účtu nebo jejich aktualizací. | Vaše údaje pro tento účel zpracováváme po dobu existence uživatelského účtu a následně po dobu 4 let od skončení Smlouvy. |
| Webinář. V rámci Členství se můžete se přihlásit na některý z našich webinářů. | E-mail, jméno a příjmení. Některé Osobní údaje nám můžete sdělit v průběhu webináře. | Na webinář se přihlásíte vyplněním formuláře. Prosím vezměte na vědomí, že z některých těchto akcí můžeme pořizovat videozáznamy. | Údaje jsou zpracovávány po dobu 6 měsíců od webináře. |
| Komunikace se zákaznickou podporou, žádosti a stížnosti.Můžete nám zaslat dotaz dotaz e-mailem, prostřednictvím webu nebo nám zavoláte. Osobní údaje zpracováváme na základě souhlasu s vyřízením dotazu nebo máme oprávněný zájem, případně plníme zákonnou povinnost. | Jméno, příjmení, telefonní číslo, e-mail a uživatelský účet. | Za účelem vyřízení dotazu, žádosti či stížnosti zpracováváme Osobní údaje, které jsou k jejich vyřízení nezbytné. Komunikace se zákaznickou podporou probíhá po telefonu, e-mailu, nebo přímo na našem webu. | Uzavřené dotazy a stížnosti jsou pravidelně mazány, nejpozději však za 3 roky od položení dotazu či vyřízení stížnosti. |
| Přímý marketing, zejména zasílání Obchodních sdělení.Pokud využíváte naše Předplatné členství (svědčí nám oprávněný zájem) nebo jste se přihlásili k odběru (udělený souhlas), budeme Vám zasílat newsletter. | Jméno, příjmení, telefonní číslo a e-mail. | Zasíláme newsletter, ve kterém informujeme o našich výhodách Členství a novinkách. | Údaje jsou zpracovávány po dobu 2 let od posledního aktivního prohlédnutí newsletteru, pokud se neodhlásíte dříve. |
| Účetnictví.Za zvolený tarif Předplatného členství v Asociaci přijímáme odměnu a vystavujeme Vám účetní a daňové doklady, které následně archivujeme a dále s nimi pracujeme pro potřeby řádného vedení našeho účetnictví a plnění zákonných povinností. | Údaje na faktuře – jméno, příjmení, e-mailová adresa, fakturační adresa, či jinou identifikaci Uživatele a plnění dle Smlouvy. | Po vyplnění platebních informací v profilu si tyto údaje uložíme, abychom vytvořili fakturu. | Máme ze zákona povinnost archivovat nebo uchovat příslušný dokument, doba záleží na tom, co vyžaduje zákon (3 – 10 let). |
| Dodržování zákonných povinností.V určitých případech musíme zpracovávat Vaše Osobní údaje za účelem splnění povinností stanovených zákonem. | Zejména se může jednat o jméno, příjmení, e-mailovou adresu, fakturační údaje, či jinou identifikaci Uživatele. | Vaše Osobní údaje v tomto případě zpracováváme, abychom dodrželi platné právní předpisy. | Vaše Osobní údaje zpracováváme po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy. |
5. NA JAKÉM ZÁKLADĚ VAŠE OSOBNÍ ÚDAJE ZPRACOVÁVÁME?
Zákonnost zpracování. Veškeré Osobní údaje získáváme a zpracováváme zákonným způsobem. Osobní údaje zpracováváme:
- na základě Vašeho souhlasu (např. když se dobrovolně přihlásíte k odběru našeho newsletteru),
- za účelem plnění Smlouvy (abychom Vám mohli čerpat výhody z Členství),
- za účelem plnění zákonné povinnosti (např. v případě dozoru ze strany kontrolního úřadu) a
- na základě našeho oprávněného zájmu (např. v případě že jste naším zákazníkem, abychom Vás mohli informovat o tom, co je u nás nového).
V případě, že Vám Předplatné členství poskytujeme mimo Evropský hospodářský prostor (EEA), mohou se právní tituly pro zpracování Osobních údajů lišit.
6. DĚTI A NEZLETILÍ
Předplatné členství mohou zakoupit a využívat osoby starší 18 let. Osobní údaje dětí a nezletilých do této věkové hranice v žádném případě vědomě nezpracováváme. Pokud zjistíme, že jsme obdrželi Osobní údaje od dítěte bez souhlasu rodičů nebo zákonného souhlasu, podnikneme přiměřené kroky k co nejrychlejšímu odstranění těchto informací.
7. KDO JSOU NAŠI ZPRACOVATELÉ?
Zpracovatelé. Používáme pouze prověřené Zpracovatele, se kterými máme uzavřenou písemnou smlouvu, a kteří nám poskytují minimálně stejné záruky jako my Vám. Údaje, které mohou Zpracovatelé zpracovávat, včetně jejich účelu a právního titulu zpracování jsme uvedli výše. Tyto Zpracovatele využíváme z pozice Správce, to znamená, že nezpracovávají údaje, které vložíte do systému v rámci Vašeho Členství.
| Provoz webových stránek, blog | WordPress, WEDOS |
| Běžná analýza návštěvnosti webových stránek | Google Analytics |
| Poskytování Předplatného členství a platby | Ecomail, Gmail, Asana, Trello, HubSpot |
| Účetnictví | Fakturoid |
| Zasílání newsletteru (přímý marketing) | Ecomail, Make |
| Marketing | Twitter, Facebook, LinkedIn, YouTube, Spotify |
| Sociální sítě | Twitter, Facebook, LinkedIn, YouTube, Spotify |
| Webináře, školení a osobní schůzky | Demio |
Zákonné povinnosti. Osobní údaje můžeme mimo výše uvedeným Zpracovatelům předat třetím osobám, jestliže to vyžaduje zákon nebo v reakci na zákonné požadavky orgánů veřejné moci či na vyžádání soudu v soudních sporech.
8. JAKÁ JSME PŘIJALI OPATŘENÍ K OCHRANĚ VAŠICH OSOBNÍCH ÚDAJŮ?
Rozsah zpracování v rámci poskytování Předplatného členství mohou naši zákazníci ovlivnit vlastním nastavením v uživatelském účtu.
Technická opatření. Bezpečnost je pro nás velmi důležitá a proto soustavně pracujeme na tom, aby byly Vaše Osobní údaje chráněny. Při volbě opatření bereme v úvahu rozsah zpracování, rizikovost zpracování nebo stav naší techniky.
- Pravidelné zálohujeme data;
- šifrujeme data pomocí SSL/TLS pro veškeré předávání údajů;
- používáme zabezpečený https protokol;
- naše data na serverech jsou šifrována.
Organizační opatření. Přijali jsme a zavazujeme se dodržovat následující opatření:
- Naši zaměstnanci jsou zavázáni mlčenlivostí;
- Naši zaměstnanci jsou řádně proškoleni a také dále pravidelně školeni ohledně GDPR a seznámeni s pravidly bezpečné práce na pracovních zařízeních;
- Přístupy do všech systémů včetně informačního systému jsou personalizovány a kryty bezpečnými hesly;
- Hesla v provozním prostředí uchováváme na odděleném místě, jsou evidovány logy, abychom mohli kontrolovat přístup zaměstnanců k jednotlivým Osobním údajům.
9. ZAPOJENÍ ZPRACOVATELŮ MIMO EEA
Pokud využíváme Zpracovatele, kteří sídlí v zahraničí, zajišťujeme, abychom splňovali požadavky příslušné právní úpravy. Zejména pokud dochází k předávání dat z EEA do jiných států, zajišťujeme vysoký standard ochrany Osobních údajů prostřednictvím standardních smluvních doložek schválených Evropskou komisí, případně ekvivalentní standardní smluvní doložky pro Spojené království, a to pro převody do zemí, které nepodléhají rozhodnutí o přiměřenosti ze strany Evropské komise nebo Vašeho místního zákonodárce.
10. VAŠE PRÁVA A MOŽNOST PODAT ŽÁDOST TÝKAJÍCÍ SE OCHRANY OSOBNÍCH ÚDAJŮ
Svá práva můžete uplatnit na e-mailu info@asociace.ai.
Jak rychle vyřídíme Vaši žádost? Odpovíme vám nejpozději do jednoho měsíce. Pokud by poskytnutí informací ohrozilo soukromí jiných osob, nebo by poskytnutí bylo nepřiměřené rizikům či nákladům na jejich poskytnutí, je možné, že Vám nebudeme moci vyhovět. Abychom Vaši žádost vyřídili co nejdříve, je možné, že si od Vás budeme potřebovat ověřit Vaši totožnost. V případě opakované žádosti bude Správce oprávněn za kopii Osobních údajů účtovat přiměřený poplatek.
| Právo na přístup | Potvrdíme, zda zpracováváme Vaše Osobní údaje.Máte právo na informace o účelech zpracování, kategoriích Osobních údajů, příjemcích, kterým jsou zpřístupněny, době zpracování. Máte právo vědět, zda nějaké právo bylo již realizováno. Předpokladem je také to, že nebudou nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob i kopii Osobních údajů. |
| Právo na opravu | Má právo na žádat o opravu nepřesných Osobních údajů. Některé údaje můžete opravit ve svém uživatelském profilu. |
| Právo na výmaz | Pokud neexistuje jiný důvod, proč tyto údaje dále zpracovávat, pak Vámi požadované údaje vymažeme či zanonymizujeme. |
| Právo na omezení zpracování | Prosím kontaktujte nás, pokud máte za to, že údaje zpracováváme nesprávně. Ať už se jedná o důvody zpracování nebo jeho rozsah. |
| Právo na oznámení opravy, výmazu nebo omezení zpracování | V případě, že nás kontaktujete s žádostí, budeme Vás informovat o výsledku. Někdy se může stát, že nebudeme moci vyhovět (např. e-mailová adresa, ze které jste nám napsali již nefunguje). |
| Právo na přenositelnost | Vaše Osobní údaje, které jste nám poskytli ve strukturovaném a strojově čitelném formátu, na Vaši žádost poskytneme jinému správci. |
| Právo vznést námitku | Pokud zpracováváme Vaše údaje na základě oprávněného zájmu (např. zasílání newsletteru Uživatelům). Je na nás, abychom náš oprávněný zájem prokázali. V případě, že bude Vaše námitka oprávněná, přestaneme zpracování Osobních údajů provádět. |
| Právo na odvolání souhlasu | Pokud jste změnili názor, prosím, dejte nám vědět. Zpracování týkající se marketingového a obchodního účelu je možné odvolat kdykoliv. |
| Automatizované individuální rozhodování včetně profilování | Nechcete, aby se o Vás rozhodovalo pomocí počítače? Respektujeme Vaše právo, proto profilování neprovádíme. Poskytujeme Předplatné členství, Vaše Osobní údaje mohou být zpracovávány automatizovaně. |
11. ZÁVĚR
Tyto zásady zpracování osobních údajů mohou být změněny pouze písemně. O tom budete informováni prostřednictvím našich webových stránek. Kontrolujte proto prosím tyto zásady pravidelně. Tím že Členství nadále využíváte znamená, že se změnami těchto zásad souhlasíte.
V případě jakýchkoliv dotazů týkajících se našich zásad zpracování osobních údajů nás prosím kontaktujte na e-mail info@asociace.ai.
Pokud budete nespokojeni, můžete kdykoliv podat podnět nebo stížnost k Úřadu pro ochranu Osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochora 727/27, 170 00 Praha 7 – Holešovice (více na https://www.uoou.cz/), nebo jinému úřadu pro ochranu osobních údajů nacházejícím se v místě Vašeho obvyklého bydliště.
Tyto zásady ochrany osobních údajů jsou účinné ode dne 1. 8. 2023.
